martes, junio 17, 2008

EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ORAL EN LOS PROCESOS CIVIL, FAMILIA Y AGRARIO EN COLOMBIA

EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ORAL EN LOS PROCESOS CIVIL, FAMILIA Y AGRARIO EN COLOMBIA

Por Alexander Díaz García

En la última semana del mes de noviembre de 2007, fui invitado por el Dr. Jesael Vicepresidente del Consejo Superior de la Judicatura por honrosa postulación que me hiciera el Dr. Germán Realpe, funcionario de la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla de Colombia, para asistir al Conversatorio sobre el Impulso de la Oralidad en Procesos Civiles, de Familia y Agrario, llevado a cabo en el Hotel Zwana de la ciudad de Santa Marta[1], en donde se convocaron a los presidentes y Magistrados de las Salas Civil y de Familia de todos los Tribunales del país, la Sala de Casación Civil de la Suprema Corte y el Viceministro de Justicia Dr. Guillermo Reyes, quien asistió con sus asesores.

Una vez allí nos constituimos en diferentes mesas de trabajo, haciendo parte de la denominada NUEVAS TECNOLOGÍAS Y LOGÍSTICA, integrada por la Dra. Sandra Milena Vélez O., Asesora del Viceministro de Justicia; Dr. Ricardo Enrique Bastidas Ortíz, Magistrado Tribunal Ibagué; Dr. Manuel Ramón Araujo Arnedo Magistrado Tribunal San Andrés Islas; Dr. Cruz Antonio Janez Arrieta Magistrado del Tribunal Monteria y como relator el autor de estas notas especialista en nuevas tecnologías y protección de datos.

Básicamente se requiere al fortalecimiento de la audiencia pública y su concentración por las que consideramos que se deben tener en cuenta las siguientes reflexiones:

El Consejo Superiiro de la Judicatura integró una Comisión denominada COMISIÓN JUDICIAL PARA EL IMPULSO DE LA ORALIDAD EN PROCESOS CIVILES Y DE FAMILIA, constituída por el Dr. OCTAVIO AUGUSTO TEJEIRO DUQUE Magistrado Del Tribunal de Medellín, la Dra. MARTHA PATRICIA GUZMÁN ALVAREZ, Juez de Familia de Bogotá y la Dra. BÁRBARA LILIANA TALERO ORTÍZ, Juez Civil de Circuito en Bogotá.

Artículo No. 11 del proyecto de ley: El otorgamiento del poder en sí, permita que se abra el espacio para que se de la alternativa de su trámite por medios electrónicos. (Nota: Estudio de la posibilidad que la demanda y contestación sea por medios electrónicos).

El Juzgado Segundo Promiscuo Municipal de Rovira Tolima, ha recibido y recibe poderes, memoriales y demandas[2] (acciones de tutela electrónicas) con presentaciones virtuales realizadas ante Notaria con Servicios Electrónicos (Notaría 29 del Círculo de Bogotá hoy 76)

Artículo No. 18 del proyecto de ley: En este artículo es importante la inserción de las denominadas notificaciones electrónicas (diferentes a las comunicaciones electrónicas) para las citaciones y/o decisiones judiciales, permitiendo así la integración normativa requerida en la exposición de motivos, en este caso particular lo referente a lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y demás normas complementarias.

Las notificaciones electrónicas requieren del empleo de mecanismos técnicos, tales como servidores de base de datos, servidores de correo electrónico, redes cerradas, como una Intranet o extranet; y redes abiertas como la Internet. Corresponde al Derecho dar valor probatorio y eficacia legal a estas notificaciones realizadas a través de medios electrónicos, y por otro lado, regular los mecanismos de funcionamiento de las mismas. Creemos que dentro de los planes de modernidad y eficacia en el servicio de la justicia que tiene el Consejo Superior de la Judicatura unido al tesón de sus directivas se podrá implementar prontamente esta infraestructura, para estar a tono con los demás sistemas judiciales en Iberoamérica.

En el Perú la Ley sobre notificación por Correo Electrónico, Ley Nº 27419, la que modificó los Artículos 163 y 164 del Código Procesal Civil, se refiere a las notificaciones por telegrama o facsímile, correo electrónico u otro medio, y éstas se permitirán salvo en el traslado de la demanda o de la reconvención, citación para absolver posiciones y la sentencia, las otras resoluciones pueden, a pedido de parte, ser notificadas, además, por telegrama, facsímile, correo electrónico u otro medio idóneo, siempre que los mismos permitan confirmar su recepción. La notificación por correo electrónico sólo se realizará para la parte que lo haya solicitado. Los gastos para la realización de esta notificación quedan incluidos en la condena de costas. En el caso del correo electrónico, se debe dejar constancia en el expediente del ejemplar entregado para su envío, anexándose además el correspondiente reporte técnico que acredite su envío y establece El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial dispondrá la adopción de un texto uniforme para la redacción de estos documentos.

También se tener en cuenta las experiencias en otras ciencias como en el Derecho Tributario Colombiano, en donde se permite el uso de documentos electrónicos como lo tiene contemplado el artículo 559 del Estatuto Tributario, sobre presentación de escritos y recursos. Las peticiones, recursos y demás escritos que deban presentarse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, podrán realizarse personalmente o en forma electrónica, describiendo cuál es la forma personal y sobre la electrónica dice que para todos los efectos legales la presentación se entenderá surtida en el momento en que se produzca el acuse de recibo en la dirección o sitio electrónico asignado por la DIAN. Dicho acuse consiste en el registro electrónico de la fecha y hora en que tenga lugar la recepción en la dirección electrónica. La hora de la notificación electrónica será la correspondiente a la oficial colombiana. Para efectos de la actuación de la Administración, los términos se computarán a partir del día hábil siguiente a su recibo.

Cuando por razones técnicas la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no pueda acceder al contenido del escrito, dejará constancia de ello e informará al interesado para que presente la solicitud en soporte físico, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a dicha comunicación. En este caso, el escrito, petición o recurso se entenderá presentado en la fecha del primer envío electrónico y para la Administración los términos comenzarán a correr a partir de la fecha de recepción de los documentos físicos. Cuando sea necesario el envío de anexos y documentos que por su naturaleza y efectos no sea posible enviar electrónicamente, deberán remitirse en la misma fecha por correo certificado o allegarse a la oficina competente, siempre que se encuentre dentro de los términos para la respectiva actuación.

Los mecanismos técnicos y de seguridad que se requieran para la presentación en soporte electrónico serán determinados mediante Resolución por el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Sobre los efectos de la presentación de escritos contentivos de recursos, respuestas a requerimientos y pliegos de cargos, solicitudes de devolución, derechos de petición y todos aquellos que requieran presentación personal, se entiende cumplida dicha formalidad con la presentación en forma electrónica, con firma digital.

A fin de que las notificaciones electrónicas puedan aplicarse en la Administración de Justicia se debe seguir una serie de etapas, siendo la primera, la implementación de los Juzgados Pilotos o Demo en las ciudades seleccionadas en el Proyecto.

En esta primera etapa de implementación de las notificaciones electrónicas, se debe determinar que aquellos litigantes que soliciten se les notifique por correo electrónico, se les notificará por dicha vía y además en físico. Con respecto al inicio del cómputo del plazo así como los efectos jurídicos de la notificación se determinaría sólo teniendo en cuenta la notificación en físico, por lo tanto la notificación realizada por correo electrónico, si bien llegaría con mucha mayor rapidez, tendría un carácter meramente informativo, pensamos que debe ser así inicialmente para evitar presuntas violaciones al derecho de defensa, no obstante pensamos que esta etapa Colombia la superará pronto.

Esta etapa tendría como objetivo principal sensibilizar a los litigantes, abogados y a los auxiliares jurisdiccionales en el uso de estas nuevas tecnologías, siendo en un inicio, una forma opcional y voluntaria de notificación; otro de los objetivos sería analizar en la práctica las ventajas o inconvenientes del sistema de notificación por correo electrónico.

En cuanto a los efectos jurídicos de las notificaciones electrónicas, se debe considerar la cultura informática y de esta manera luego de que los litigantes, abogados, jueces, auxiliares jurisdiccionales, etc. se hayan adaptado a este nuevo sistema de notificación electrónica, en una segunda etapa de este proceso de implementación, las notificaciones realizadas por correo electrónico surtirán todos sus efectos jurídicos para aquellos que soliciten ser notificados por dicho medio, sin que adicionalmente se les deba notificar en físico.

Es decir si un litigante a través de su abogado solicita que se le notifique por correo electrónico, se le deberá notificar por dicho medio y será realizada con el mismo valor y eficacia jurídica que una notificación realizada en físico; con lo cual todos aquellos que opten por este sistema de notificación, no tendrán necesidad de usar las notificaciones en físico. Todas las notificaciones, para aquellos usuarios que lo soliciten, serán realizadas solamente a través del correo electrónico.

Ahora bien el sistema oral deberá ser soportado en un expediente Electrónico. En una etapa superior y con el empleo de mecanismos técnicos de seguridad tales como las firmas electrónicas (fedatarios judiciales) en sus diversas variedades (código secreto, firma biométrica, digital, etc.) El Consejo Superior de la Judicatura y sus operadores judiciales podrán ejercer sus funciones de forma eficaz, logrando que las notificaciones y en general todas las actuaciones judiciales, como la presentación de un escrito, la lectura de un expediente, etc. podrán ser realizadas a través del Internet y el correo electrónico, por lo tanto ya no habrá necesidad de que constantemente los litigantes y/o abogados se acerquen físicamente a las sedes judiciales, sólo con expresa invitación del Estrado.

No olvidemos que el Consejo Superior de la Judicatura ya está haciendo los primeros intentos de implementación[3] de la firma digital, pero consideramos que dicho proceso debe ser realizado asumiéndolo el propio CSJ plenamente y no a través de servicios de terceros (outsourcing), pues se están manejando datos personales judiciales.

Para lograr que las notificaciones se realicen con la debida seguridad se debe implementar mecanismos de seguridad que a continuación pasaremos a detallar.

En cuanto al empleo de mecanismos de seguridad es un factor muy importante a tener en cuenta, ya que los Arts. 315 y 320 del C.P.C. (que fueron modificados por la Ley 794 de 2003), permiten el uso del correo electrónico y de otros medios idóneos siempre y cuando se pueda acreditar o confirmar la recepción de la notificación en forma segura. Las notificaciones electrónicas sólo podrán tener validez jurídica siempre y cuando ofrezcan la debida seguridad; para lograr dicha seguridad se debe utilizar mecanismos técnicos adecuados tales como servidores de correo electrónicos seguros, es decir servidores certificados por una autoridad de certificación acreditada.

Usando estos mecanismos técnicos de seguridad podremos garantizar que las comunicaciones sean conocidas sólo por las partes interesadas (Confidencialidad); que exista la seguridad de confirmar la identidad del emisor (Autenticidad); que las comunicaciones no sean alteradas en el camino (Integridad) y la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje y la forma en que se haya conservado la integridad de la información (confiabilidad). Requisitos señalados ampliamente por nuestra Ley 527 de 1999[4] en sus artículos 6 y siguientes. Las notificaciones electrónicas garantizan que el envío y recepción de las notificaciones pueda ser confirmado ya que "el servidor registrará automáticamente el momento en que llega el mensaje electrónico a la casilla del operador judicial. Y también, con un programa especial, se podría determinar el momento que el destinatario "abre" el mensaje", como cuando Outlook nos informa que el mensaje ha sido abierto o leído o que simplemente ha llegado al buzón sin ser abierto.

Este proceso debe ser soportado por un Servidor de Correos Electrónicos de la Administración Judicial, que podría estar localizado en el centro de servicios del respectivo Circuito o Distrito Judicial del área de influencia judicial ora uno central en la Capital de la República. Estaría conformado por una computadora de gran capacidad que cumpliría la función de recepcionar, almacenar y poner a disposición de las partes, a través de Internet, las notificaciones judiciales que le son enviadas por la central de notificaciones electrónicas. Los litigantes tendrían acceso a sus notificaciones ingresando a su dirección o casilla electrónica.

Es importante resaltar que el servidor que va a almacenar las notificaciones debe ser seguro y preferiblemente administrado por el Poder Judicial, ya si se usa otro tipo de servidores, existe el riesgo de que, en cualquier momento, dicho servidor desaparezca o elimine la gratuidad de sus servicios.

Debe existir una central de notificaciones electrónicas, la que sería la entidad encargada de recepcionar todas las notificaciones de las distintas dependencias judiciales, y luego enviarlas a las direcciones electrónicas de las partes o de los abogados.

Dicha central contaría con un servidor de base de datos, la misma que mediante un sistema de red cerrada o intranet, almacenaría las resoluciones que emite cada juzgado. Cabe resaltar que para lograr que las notificaciones electrónicas posean la debida seguridad procesal, se requiere la implementación de certificados, el mismo que podría ser de tipo SSL (Secure Sockets Layer), en los servidores del Poder Judicial; Dichos certificados en nuestro país podrían ser ofrecidos por Certicámara o por otras empresas como ocurre en Venezuela por Verisign.

Posteriormente a través de Internet y de forma automática, dicho servidor de base de datos, enviaría las resoluciones judiciales, a los servidores de correo electrónico del Poder Judicial, lugar donde se encuentran las casillas electrónicas de los litigantes. La notificación se materializa y surte efectos jurídicos desde que la resolución llega a los servidores de correo electrónico, pues la notificación ya se realizó y corresponde al litigante acceder, constantemente, a sus casillas o cuentas de correo electrónico a fin de enterarse del contenido de dichas notificaciones.

Cuando los escritos o anexos de las partes estén en soporte papel, la central de notificaciones se encargaría de digitalizar o transformar previamente el soporte papel a un soporte electrónico, a fin de éstas puedan ser notificadas por correo electrónico.

Finalmente tenemos que hablar del rechazo que se ha intentado darle a la validez de las notificaciones electrónicas y que mejor para sustentar el tema, el contenido de la sentencia de la Corte Constitucional No. 1114 de 2003[5]. La acusación fue resumida así en la sentencia, que nos permitimos transcribir:

“El actor plantea que esta disposición vulnera los artículos 2º y 29 de la Carta Política pues la notificación al contribuyente por medio de correo electrónico no garantiza que se entere de los actos administrativos. Aquél no tiene seguridad de la fecha de la notificación y por ello los términos pueden empezar a correr antes de recibir los actos administrativos y ello hace que el contribuyente se encuentre indefenso e impotente ante la actuación de la administración tributaria. De allí que esa norma desconozca el deber de las autoridades de proteger los derechos y libertades de las personas residentes en Colombia y que vulnere el derecho de defensa y el debido proceso.”

Nuestra Suprema Corte declaró exequible el artículo 566 del Estatuto Tributario, advirtiendo que el derecho no puede quedar a un lado de la tecnología: hipótesis que acompañamos ampliamente pues consideramos que tampoco los procedimientos civiles, familia y agrario, lo que pronto entrarán a regir con su sistema ora, pueden quedarse atrás. La corte para rechazar lo esgrimido por el actor afirmó:

“Este ejercicio de función legislativa es legítimo pues en esa instancia bien puede diseñarse el sistema de notificación de los actos administrativos de manera compatible con los progresos tecnológicos que se advierten en las telecomunicaciones y la informática y con la influencia que éstas han tenido en los medios de comunicación. Es más, existe la necesidad de actualizar los regímenes jurídicos para otorgar fundamento jurídico al intercambio electrónico de datos y de allí por qué, por ejemplo, que el legislador haya expedido la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” o que en el artículo 29 de la Ley 794 de 2003, que modificó el artículo 315 del Código de Procedimiento Civil, haya dispuesto que “Para efectos de las notificaciones personales, los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia, deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica. Si se registran varias direcciones, el trámite de la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas”.

Después la Corte Constitucional analiza la posibilidad de la notificación por correo electrónico, llegando a la conclusión de que es una medida ajustada a la Constitución, siempre y cuando se tenga por conocida no cuando se envía sino cuando se recibe, por analogía con la notificación por correo físico según un pronunciamiento de la misma Corte Constitucional contenido en la Sentencia C-096 de 2001[6].

Artículo 20 del proyecto de ley: Permitir la rendición del dictamen pericial y su traslado por vía electrónica con criterios de seguridad tal como está dispuesto en la normatividad vigente. Manejo y aceptación del documento electrónico, de conformidad al mandato del artículo 95 de la Ley 270 de 1996. Este documento podría ser recibido en formato electrónico en cualquiera de los centros de servicios del país y que a éste a su vez lo remitiera al Juzgado respectivo, si nos encontramos ante un dictamen en donde el perito se halla lejos de la sede del mismo; estoy sería supletorio en el eventual caso que el Auxiliar de la Justicia no contará con un fedatario judicial propio para sus actos propios en razón de sus funciones.

Recordemos cómo se podrá simplificar los procedimientos en la jurisdicción agraria, cuando el agrimensor o topógrafo imprime en un DVD su informe técnico, incluyendo imágenes tomadas en tiempo real cuando rendía el peritaje; el Juez podrá dar un vistazo sobre el terreno motivo del conflicto de derechos.

Artículo 21 del proyecto de ley: Implementación de las audiencias de conocimiento virtuales permitiendo así redimensionar lo contemplado en el artículo 101, que se traduce en que la audiencia de práctica de pruebas sea equivalente al esquema constituido en el artículo precedente. En términos generales, audiencia de conocimiento virtuales para las partes y el apoderado.

Tenemos que implementar las audiencias virtuales, especialmente para la recepción de testimonios a distancia que podría acontecer en el Centro de Servicios de la ciudad en donde se encuentra el testigo ora en el Consulado de la ciudad que en el exterior se hallare. Se debe considerar esta posibilidad pues muchos procesos de grandes características por las partes o por el asunto en litis, se dilatan en razón a la ausencia de éstos.

Se debe legislar prontamente sobre esta clase de audiencias (virtuales) pues la ausencia de legislación que la ampare, podrá ocurrir lo que esta pasando con las Audiencias Virtuales Penales, las que tienen sólo un respaldo administrativo con el acuerdo[7] que expidió el Consejo Superior de la Judicatura, que reglamente esta clase de audiencias. Esta reglamentación no está amparada por la Ley, pues en forma ex profeso ésta no se refiere a dichas atribuciones.

Artículos 24 y 25 del proyecto de ley: En los medios de grabación de las audiencias y diligencias se tenga en cuenta una reformulación del artículo en la medida que el vocablo técnico sea cambiado por “tecnológicos” de suerte tal que permita el abanico de posibilidades que contemplan las TIC[8] en procura de la conservación y la preservación de la intangibilidad con criterios de seguridad del documento que pasaría a ser una representación en los términos que se han esbozado en este conversatorio.

Por otra parte, la inclusión en el último inciso, la posibilidad que en cualquier momento de acudir a la conciliación, como mecanismo alterno de solución, se puede dar la oportunidad que esta sea manifestada en los medios contemplados en la ley 527 y al contemplarse como requisito de procedibilidad que sea de consuno, en los términos del artículo anterior que se aplique y sean de tipo virtual.

Práctica de Pruebas. Se debe incluir la posibilidad de arrimarse pruebas capturadas por medios electrónicos grabadas o tomadas en tiempo real, como podría ser el testimonio de un tercero ubicado en otra ciudad del país o del mundo; diligencia que se de deberá practicar en otro Centro de Servicios Judiciales ora ante el Cónsul más cercano en donde se encuentra el citado.

Título Valor Electrónico. Finalmente se recomienda agregar un inciso al artículo 251 del código de procedimiento civil en el cual se incluya como tipo de documento el soporte electrónico, en aras de dar la oportunidad que el título valor electrónico sea tenido en cuenta en el proceso ejecutivo (soporte lógico o electrónico) pues es muy usual su presencia en el día hoy con el e-commerce con el manejo de la factura cambiaria electrónica.

Integrantes:

Sandra Milena Vélez O.
Asesora del Viceministro de Justicia

Ricardo Enrique Bastidas Ortíz
Magistrado Tribunal Ibagué

Manuel Ramón Araujo Arnedo
Magistrado Tribunal San Andrés Islas

Cruz Antonio Janez Arrieta
Magistrado Tribunal Monteria

Relator: Alexander Díaz García
Juez Segundo Promiscuo Municipal de Rovira Tolima
Especialista en Nuevas Tecnologías y Protección de Datos


[1] Capital del Departamento de Magdalena Colombia

[2] Acción de Tutela protegiendo el Hábeas Data y la Intimidad Virtual por uso impropio de Spam. Rad. 73-624-40-89-002-2003-053-00. Juzgado Segundo Promiscuo Municipal Rovira Tolima Colombia. Julio veintiuno (21) de dos mil tres (2003)

[3] Acuerdo No. PSAA06-3334 de 2 de marzo de 2006. Por el cual se reglamentan la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de administración de justicia.

[4] Ley 527 de 18 de Marzo de 199. "por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

[5] C-1114-03. Corte Constitucional. Magistrado Ponente Dr. Jaime Córdoba Treviño. Veinticinco (25) de Dos Mil Tres (2003)

[6] C-096-01. Corte Constitucional. Magistrado Ponente Dr. Álvaro Tafur Galvis. Treinta y uno (31) de Enero de Dos Mil Uno (2001)

[7] Acuerdo No. 2189 de Noviembre 12 de 2003. “Por el cual se regula el trámite judicial de las audiencias de juzgamiento”.

[8] TIC: Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

Publicar un comentario